Längere oder wiederkehrende Erkrankungen stellen Arbeitgeber vor erhebliche organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Zugleich darf eine Erkrankung nicht vorschnell zum Anlass genommen werden, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Das betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz BEM, soll dazu beitragen, die Arbeitsfähigkeit zu erhalten, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz möglichst dauerhaft zu sichern.
Prävention vor Kündigung
Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX). Danach haben Arbeitgeber zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann, mit welchen Leistungen oder Hilfen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann und wie der Arbeitsplatz erhalten bleibt. Das BEM ist damit Ausdruck des Grundsatzes „Prävention vor Kündigung“.
Die Regelung gilt für alle Beschäftigten. Auf eine bestehende Behinderung, eine Schwerbehinderung oder eine Gleichstellung kommt es nicht an. Auch auf die Größe Betriebs kommt es nicht an.
Wann muss ein BEM angeboten werden?
Ein BEM ist anzubieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Die gesetzliche Formulierung knüpft nicht an ein Kalenderjahr an. Maßgeblich ist vielmehr ein gleitender Referenzzeitraum von zwölf Monaten.
Die Sechs-Wochen-Grenze ist auch dann erreicht, wenn sich mehrere kürzere Arbeitsunfähigkeitszeiten innerhalb dieses Zeitraums zu insgesamt mehr als sechs Wochen summieren. Es ist nicht erforderlich, dass eine einzelne Erkrankung länger als sechs Wochen andauert. Bei der Berechnung sind grundsätzlich die Arbeitsunfähigkeitszeiten zugrunde zu legen, die der Arbeitgeber nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz angezeigt erhalten hat.
Die Verpflichtung entsteht unabhängig davon, ob die einzelnen Erkrankungen auf derselben Ursache beruhen. Auch bei unterschiedlichen Erkrankungen ist ein BEM anzubieten, wenn die gesetzliche Fehlzeitenschwelle erreicht wird. Der Arbeitgeber muss daher nicht zunächst medizinisch bewerten, ob zwischen den einzelnen Erkrankungen ein Zusammenhang besteht.
Für die Praxis bedeutet dies, dass die Arbeitsunfähigkeitszeiten zuverlässig erfasst und fortlaufend überprüft werden sollten. Entscheidend ist, ob innerhalb eines beliebigen zurückliegenden Zwölfmonatszeitraums mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit vorliegen.
Das BEM gilt auch in kleineren Betrieben
167 Abs. 2 SGB IX enthält keine Mindestbetriebsgröße. Die Verpflichtung trifft daher auch Arbeitgeber mit einer überschaubaren Belegschaft. Ein Zahnarzt oder eine Zahnärztin mit mehreren angestellten Zahnmedizinischen Fachangestellten, Prophylaxekräften oder Verwaltungsmitarbeitenden muss die Vorschrift ebenso beachten wie ein Großunternehmen.
Die Besonderheiten einer Zahnarztpraxis können für die konkrete Ausgestaltung des BEM allerdings eine wichtige Rolle spielen. In Betracht kommen etwa Anpassungen bei der Arbeitszeit, eine vorübergehende Veränderung von Schicht- oder Einsatzzeiten, eine andere Verteilung körperlich belastender Tätigkeiten, technische oder organisatorische Hilfen sowie eine stufenweise Wiedereingliederung. Entscheidend ist stets die individuelle gesundheitliche Situation und die konkrete Organisation des Arbeitsplatzes.
Einladung zum Gespräch
Der Arbeitgeber muss die betroffene Person zunächst zur Teilnahme an einem BEM einladen. Die Einladung soll schriftlich erfolgen und verständlich formuliert sein. Sie muss deutlich machen, dass es nicht um eine Kontrolle der Krankheitsursachen und auch nicht um eine arbeitsrechtliche Vorstufe zu einer Kündigung geht. Ziel ist vielmehr die gemeinsame Suche nach Möglichkeiten zur Überwindung oder Verringerung der Arbeitsunfähigkeit und zur Erhaltung des Arbeitsplatzes.
Vor Beginn des BEM – also bestenfalls mit dem Einladungsschreiben – muss der Arbeitgeber die betroffene Person über die Ziele des Verfahrens sowie über Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten informieren. Eine pauschale Bitte um Zustimmung genügt nicht, wenn die betroffene Person nicht erkennen kann, worauf sich ihre Entscheidung bezieht.
In der Einladung sollte außerdem erläutert werden, dass die Zustimmung zum BEM und die Beteiligung einzelner Stellen (z.B. Interessenvertretungen) voneinander unterschieden werden können. Eine betroffene Person kann sich grundsätzlich dafür entscheiden, am Verfahren mitzuwirken, ohne jede vorgeschlagene Person oder Stelle einzubeziehen. Eine transparente Einladung reduziert daher nicht nur datenschutzrechtliche Risiken, sondern auch spätere Streitigkeiten über die Wirksamkeit einer Ablehnung.
Die Teilnahme ist freiwillig
Das BEM kann nur mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person durchgeführt werden. Die betroffene Person bleibt Herrin des Verfahrens und entscheidet, ob sie sich auf den Suchprozess einlassen möchte.
Lehnt die beschäftigte Person das BEM nach ordnungsgemäßer Information ab, emdet das BEM. Die Ablehnung sollte dokumentiert werden. Aus der Ablehnung darf zwar nicht ohne Weiteres auf eine Ablehnung jedweder Zusammenarbeit geschlossen werden. Eine ordnungsgemäße Ablehnung kann jedoch für ein späteres Kündigungsschutzverfahren erhebliche Bedeutung haben und spielt eine Rolle für die Wirksamkeit der krankheitsbedingten Kündigung.
Wer am BEM beteiligt wird
Nach § 167 Abs. 2 SGB IX wird das BEM mit der betroffenen Person und einer gegebenenfalls zuständigen Interessenvertretung durchgeführt. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser nach Maßgabe der gesetzlichen Regelung einzubeziehen. Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten kommt zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung hinzu. In kleineren Praxen wird dies regelmäßig nicht der Fall sein.
Die betroffene Person kann zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Person aus dem persönlichen Umfeld oder aus dem Betrieb handeln. Auch eine anwaltliche Begleitung kann im Einzelfall zuzulassen sein.
Soweit erforderlich, kann auch der Betriebsarzt oder die Betriebsärztin hinzugezogen werden. Die Einbeziehung medizinischen Sachverstands kann dann sinnvoll sein, wenn die Arbeitsplatzanforderungen, bestimmte Belastungen oder mögliche Anpassungsmaßnahmen fachlich beurteilt werden müssen.
Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, sollen die Rehabilitationsträger oder bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt beteiligt werden. § 167 Abs. 2 SGB IX sieht vor, dass diese Stellen darauf hinwirken, dass erforderliche Leistungen unverzüglich beantragt und innerhalb der gesetzlichen Frist des § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IX erbracht werden. In Betracht kommen je nach Sachlage insbesondere technische Arbeitshilfen, Leistungen zur beruflichen Rehabilitation oder eine Arbeitsplatzanpassung.
Das BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Gesprächsformat und keine starre Verfahrensordnung vor. Ein BEM ist ein rechtlich regulierter, verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess. Es muss den Beteiligten ermöglichen, die individuelle Situation zu erörtern und geeignete Lösungen zu entwickeln.
Die Offenheit des Verfahrens hat eine wichtige praktische Konsequenz. Der Arbeitgeber darf nicht bereits vor dem Gespräch festlegen, dass nur eine bestimmte Maßnahme in Betracht kommt. Ebenso wenig genügt ein Gespräch, in dem lediglich eine vom Arbeitgeber bereits getroffene Entscheidung mitgeteilt wird. Der Arbeitgeber muss ernsthaft prüfen, ob die Arbeitsbedingungen angepasst oder andere Beschäftigungsmöglichkeiten eröffnet werden können.
Es kommt dabei allerdings nicht darauf an, dass eine bestimmte Maßnahme erreicht wird. Der Arbeitgeber schuldet keinen bestimmten Erfolg. Er schuldet jedoch einen ernsthaften und nachvollziehbaren Suchprozess.
In einer Zahnarztpraxis können dabei unterschiedliche Lösungen geprüft werden. Denkbar sind etwa eine vorübergehende Reduzierung besonders belastender Tätigkeiten, eine andere Verteilung von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, eine Anpassung der Arbeitszeiten, eine Veränderung der Einsatzplanung oder die Nutzung technischer Hilfsmittel. Auch eine stufenweise Wiedereingliederung nach § 28 SGB IX in Verbindung mit § 74 SGB V kann als Maßnahme in Betracht kommen.
Gesundheitliche Informationen und Datenschutz
Das BEM berührt regelmäßig besonders sensible Gesundheitsdaten. Der Arbeitgeber darf deshalb nicht mehr Informationen erheben, als für die Durchführung des BEM erforderlich sind. Die Einladung muss über Art und Umfang der Datenverarbeitung informieren. Zudem sollte die BEM-Dokumentation von der allgemeinen Personalakte getrennt geführt werden.
Für den Arbeitgeber ist insbesondere zu beachten, dass die Diagnose für die Frage, ob ein BEM anzubieten ist, grundsätzlich nicht benötigt wird. Für die weitere Suche nach geeigneten Maßnahmen können Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen jedoch erforderlich sein. Diese Angaben dürfen nur mit der erforderlichen Einwilligung und für den konkreten BEM-Zweck verwendet werden.
Die betroffene Person muss nicht pauschal sämtliche medizinischen Unterlagen offenlegen. Sie kann vielmehr entscheiden, welche Informationen sie mitteilt und welche Personen Einblick erhalten. Die Beteiligten sollten daher zu Beginn des Verfahrens klären, welche Informationen für die geplanten Maßnahmen tatsächlich benötigt werden.
Maßnahmen im BEM
Ziel des BEM ist die Prüfung konkreter Möglichkeiten zur Stabilisierung des Arbeitsverhältnisses. Zu den denkbaren Maßnahmen gehören die Anpassung des bisherigen Arbeitsplatzes, eine veränderte Arbeitsorganisation, eine Änderung der Arbeitszeit, technische Hilfsmittel, eine andere Aufgabenverteilung, eine Umsetzung auf einen anderen leidensgerechten Arbeitsplatz oder eine Weiterbeschäftigung zu geänderten Bedingungen.
Auch externe Leistungen und Hilfen sind einzubeziehen. In Frage kommen etwa technische Arbeitshilfen nach § 33 Abs. 8 Satz 1 Nr. 5 SGB IX, Belastungserprobungen nach § 42 SGB IX, eine stufenweise Wiedereingliederung oder Änderungen der Arbeitsbedingungen in Betracht kommen.
Welche Maßnahme angemessen ist, hängt von der Art der Tätigkeit, der gesundheitlichen Einschränkung und den betrieblichen Möglichkeiten ab. In einer Zahnarztpraxis kann es beispielsweise relevant sein, ob die betroffene Person dauerhaft stehen, bestimmte Instrumente bedienen, Patientinnen und Patienten körpernah behandeln oder schwere Materialien bewegen muss. Auch die Praxisgröße und die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams können bei der Prüfung eine Rolle spielen. Kleine Betriebe sind nicht von vornherein verpflichtet, jede denkbare Umgestaltung umzusetzen. Sie müssen mögliche Lösungen jedoch ernsthaft prüfen und nachvollziehbar begründen, wenn sie nicht realisierbar sind. Arbeitgeber sollten diesen Prozess gut dokumentieren.
Wann ist ein BEM abgeschlossen?
Ein begonnenes BEM ist abgeschlossen, wenn der Suchprozess durchgeführt wurde und die Beteiligten gemeinsam zu dem Ergebnis gelangen, dass keine weiteren Maßnahmen zu prüfen sind. Nach der Rechtsprechung kann ein BEM auch beendet werden, wenn Arbeitgeber und beschäftigte Person übereinstimmend davon ausgehen, dass der Suchprozess nicht weitergeführt werden soll.
Der Arbeitgeber sollte das Verfahren grundsätzlich nicht einseitig und vorschnell beenden. Werden während eines Gesprächs weitere Vorschläge angesprochen, sind diese sachlich zu prüfen. Eine kurze Unterredung, in der lediglich eine vorgefertigte Lösung vorgestellt wird, kann den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen.
Zum Abschluss sollte dokumentiert werden, welche Maßnahmen vereinbart, abgelehnt oder als nicht umsetzbar bewertet wurden. Ebenso sollte festgehalten werden, ob eine Umsetzung zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden soll. Eine nachvollziehbare Dokumentation erleichtert die praktische Umsetzung und ermöglicht später den Nachweis, dass der Arbeitgeber seine gesetzliche Verpflichtung erfüllt hat.
Wann muss ein BEM wiederholt werden?
Das BEM hat kein starres Mindesthaltbarkeitsdatum. Ein Arbeitgeber kann sich nicht darauf verlassen, dass ein einmal durchgeführtes oder abgelehntes Verfahren die Verpflichtung für alle Zukunft erfüllt. Wird die beschäftigte Person nach Abschluss des BEM innerhalb eines neuen Zwölfmonatszeitraums erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, ist grundsätzlich erneut ein BEM anzubieten.
Der maßgebliche Bezugspunkt ist insbesondere der Abschluss des vorangegangenen BEM. Dieser bildet den Ausgangspunkt für einen neuen Referenzzeitraum. Es ist nicht erforderlich, dass zunächst ein vollständiges Jahr seit Abschluss des vorherigen BEM verstreicht. Kommt es innerhalb eines Jahres nach Abschluss erneut zu mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit, kann die Verpflichtung zur erneuten Durchführung bereits vor Ablauf dieses Jahres entstehen.
Das gilt auch bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit. Wenn die Arbeitsunfähigkeit über den Abschluss des ersten BEM hinaus weitere sechs Wochen andauert, können sich neue Erkenntnisse und neue Möglichkeiten für Präventionsmaßnahmen ergeben. Deshalb kann auch in dieser Konstellation ein erneutes BEM erforderlich werden.
Während eines laufenden BEM müssen nicht parallel weitere Verfahren eingeleitet werden. Neu hinzukommende Arbeitsunfähigkeitszeiten können in das laufende Verfahren einbezogen werden. Ist das Verfahren jedoch abgeschlossen und wird die gesetzliche Schwelle erneut überschritten, ist ein neues Angebot zu prüfen.
Folgen eines unterlassenen oder fehlerhaften BEM
Unterlässt der Arbeitgeber ein erforderliches BEM, kann sich seine Darlegungs- und Beweislast im Kündigungsschutzverfahren nach einer krankheitsbedingten Kündigung erheblich verschärfen. Er darf sich dann nicht ohne Weiteres darauf beschränken, pauschal zu behaupten, es gebe keinen geeigneten Arbeitsplatz und keine Möglichkeit zur Anpassung der bisherigen Tätigkeit. Vielmehr muss er konkret darlegen, weshalb eine Weiterbeschäftigung am bisherigen Arbeitsplatz, eine leidensgerechte Anpassung oder eine andere Beschäftigung nicht möglich war.
Hat die beschäftigte Person das BEM nach ordnungsgemäßer Information abgelehnt, ist die rechtliche Bewertung anders. In diesem Fall kann der Arbeitgeber grundsätzlich darauf verweisen, dass die betroffene Person dem Verfahren nicht zugestimmt hat. Voraussetzung ist allerdings, dass das Angebot selbst den gesetzlichen Informationsanforderungen genügte.
Praktische Anforderungen an Arbeitgeber
Arbeitgeber sollten im Falle eines BEM ergebnisoffen vorgehen und nicht bereits im Vorfeld einzelne Maßnahmen ausschließen. Die Gesprächsinhalte und die geprüften Alternativen sollten nachvollziehbar und gründlich dokumentiert werden. Eine standardisierte Vorlage kann den Ablauf unterstützen, ersetzt aber nicht die individuelle Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.
Das BEM sollte bestenfalls nicht erst dann eingeleitet werden, wenn bereits eine krankheitsbedingte Kündigung konkret erwogen wird. Sein gesetzlicher Zweck liegt gerade darin, frühzeitig Lösungen zu entwickeln und eine Gefährdung des Arbeitsverhältnisses zu vermeiden. Ein Verfahren, das erst unmittelbar vor einer Kündigung begonnen wird, kann zwar noch sinnvoll sein, birgt allerdings erhebliche rechtliche und praktische Risiken.
Fazit
Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein gesetzlich vorgeschriebener und zugleich flexibel ausgestalteter Präventionsprozess. Sobald eine beschäftigte Person innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war, muss der Arbeitgeber ein ordnungsgemäßes BEM anbieten. Dabei sind alle vernünftigerweise in Betracht kommenden Möglichkeiten zu prüfen und die Entscheidung nachvollziehbar zu begründen.
Gerade im Hinblick auf eine mögliche krankheitsbedingte Kündigung ist ein sorgfältig durchgeführtes BEM von erheblicher Bedeutung und kann helfen, die spätere Darlegung der betrieblichen Entscheidung rechtssicher zu ermöglichen.
Bei Fragen zur rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung sprechen Sie uns gerne an!
