Der bestehende Patientenstamm und die Patientenkartei sind maßgeblicher wertbildender Faktor der zu verkaufenden Praxis, weshalb sich in Praxiskaufverträgen in der Regel entsprechende Vereinbarungen zur Übergabe der Patientenkartei finden.
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist nunmehr seit über einem Jahr in Kraft und wirkt sich auch auf die Übergabe der Patientenkartei aus.
Bei Übergabe der Patientenkartei ist nicht allein die therapeutische Schweigepflicht, sondern auch der Datenschutz zu beachten. Weiterhin darf nicht missachtet werden, dass den Behandelnden hinsichtlich der Patientenakte grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren trifft, § 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä. Diese Pflicht bleibt auch bei einem Praxisverkauf bestehen.
Bisher ausreichend: Das Zwei-Schrank-Modell
Einer Strafbarkeit wegen unbefugter Offenbarung eines anvertrauten oder bekannt gewordenen Geheimnisses gemäß § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB entgeht der Praxisverkäufer nur, wenn er vor der Übergabe der Patientenkartei die Einwilligung des betroffenen Patienten einholt. Das Zwei-Schrank-Modell wird seit Jahren praktiziert und stellt ein praktikables, kostengünstiges und sicheres Modell zur Übergabe der Patientenkartei dar. Wird die Patientenkartei analog verwaltet, bekommt der Praxiskäufer die Alt-Kartei des Praxisverkäufers verschlossen in einem zugriffssicheren Aktenschrank übergeben und führt eine zweite, eigene Kartei. Auf die Patientendaten in der Alt-Kartei darf der Praxiskäufer erst zugreifen, wenn er beim nächsten Besuch des Patienten dessen Einwilligung dazu einholt.
Bei einer EDV-geführten Kartei ist die Alt-Kartei technisch getrennt zu speichern und kann mit einer passwortverschlüsselten Zugriffssperre versehen ist.
Hinsichtlich der Aufbewahrung der Patientenakten schließen der Praxisverkäufer und -käufer einen Verwahrungsvertrag, der vorsieht, dass der Praxisverkäufer die Aufgabe der Aufbewahrung für den Praxisverkäufer übernimmt.
Datenschutzrechtliche Anforderungen
Seit der Geltung der DSGVO wird teilweise der Abschluss eines Praxiskaufvertrags und des Verwahrungsvertrags zwischen Praxisverkäufer und -käufer für nicht mehr ausreichend erachtet.
Die Aufbewahrung der Patientenkartei wird als Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO angesehen. Unter Verarbeitung fällt unter anderem auch das Speichern personenbezogener Daten, das im Rahmen der Aufbewahrung angenommen wird.
In einzelnen Bundesländern wird davon ausgegangen, dass zusätzlich zum Verwahrungsvertrag nach den Vorgaben der DSGVO ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag im Sinne des Art. 28 DSGVO geschlossen werden muss. Ein Auftragsverarbeiter ist unter anderem eine natürliche Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Der Auftragsverarbeiter (der Praxiskäufer) verarbeitet (speichert) die personenbezogenen Daten gemäß den Weisungen des datenschutzrechtlich Verantwortlichen (des Praxisverkäufers) auf Grundlage des geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Charakteristisch ist also, dass die Verarbeitung ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen erfolgt. Ein weisungsgebundenes Handeln des Praxiskäufers im Auftrag des Praxisverkäufers kann bis zur Übernahme der Patientenakte in die eigene, neue Kartei dahingehend gesehen werden, dass der Praxiskäufer die Patientenkartei im Auftrag des Praxisverkäufers verwahrt bzw. speichert.
Andererseits könnten Praxisverkäufer und -käufer auch als gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO angesehen werden. Für eine gemeinsame Verantwortlichkeit ist charakteristisch, dass die beiden Verantwortlichen Zwecke und Mittel zur Verarbeitung gemeinsam festlegen. Insbesondere mit Blick auf die Speicherung der Patientenkartei kann ein eigenes Interesse und eine gemeinsame Verantwortung beider Parteien angenommen werden. Seitens des Praxisverkäufers wird in der Regel das „Ob“ der Datenverarbeitung, die Speicherung an sich, vorgegeben. Der Praxiskäufer hat allerdings häufig Entscheidungsspielraum dahingehend, auf welche Art und Weise die Verwahrung der Patientenkartei erfolgt. Auch gemeinsam Verantwortliche müssen eine Vereinbarung treffen und innerhalb dieser festlegen, wer welche datenschutzrechtlichen Pflichten zu erfüllen hat.
Vorsicht bei der Vertragsgestaltung
Die rechtlichen Vorgaben sind im Rahmen der Vertragsgestaltung exakt zu beachten. Denn es droht nicht nur die bereits genannte Strafbarkeit gemäß § 203 Abs. 1 Nr. 1 BGB. Sieht der Vertrag die Übergabe der Patientenpartei unter Missachtung des Erfordernisses der Einwilligung vor, ist zumindest die entsprechende Klausel des Praxiskaufvertrags nichtig.
Auch kann von der zuständigen Datenschutzbehörde ein Bußgeld verhängt werden (Art. 83 DSGVO).
Praxistipp zur Patientenkartei
Die Regelung zur Übergabe der Patientenkartei ist im Rahmen der Gestaltung des Praxiskaufvertrags nicht zu vernachlässigen, da anderenfalls eine Strafbarkeit und ein Bußgeld nach DSGVO droht. Halten Sie die Grundsätze des Zwei-Schrank-Modells gründlich ein – die alleinige Vereinbarung im Praxiskaufvertrag ist nicht ausreichend, das Modell muss in der Praxis auch gelebt werden. Seit der Geltung der DSGVO steht der Schutz der personenbezogenen Daten umso mehr im Fokus.
Weiterhin sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO zu beachten und es ist eine zusätzliche Vereinbarung zu treffen.
Bei der rechtlichen Gestaltung des Vertrags und insbesondere der praktischen Umsetzung der Vorgaben der DSGVO unterstützen wir Sie sehr gerne – kontaktieren Sie uns.
