Für keine Partei ist eine Kündigung angenehm, denn niemand im Arbeitsleben wünscht sich eine Trennung im Schlechten. Der Verlust eines geschätzten Mitarbeiters bringt Unruhe in das betriebliche Gefüge, Prozessabläufe müssen reorganisiert werden und Arbeitsaufgaben übertragen oder gar neu angelernt werden. In Zeiten des Fachkräftemangels sind qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden, so dass vor jeder Kündigung durchdacht werden muss, ob bestehende Differenzen gelöst werden können. Haben Sie sich nach reiflicher Überlegung dennoch dazu entschlossen sich von einem Mitarbeiter zu trennen, gilt es zahlreiche Formalitäten zu wahren. Einige sollen hier in einer Checkliste aufgeführt und erläutert werden.
Formulierung
Aus Ihrem Kündigungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, dass Sie dem Arbeitnehmer kündigen. Verwenden Sie hierfür die zweifelsfreien Begriffe: „Hiermit kündigen wir/ich…“ und nennen Sie das Kind in der Betreffzeile beim Namen: „Kündigung des Arbeitsverhältnisses“. So kommen bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung keine Zweifel an Ihrem Kündigungswillen auf.
Ordentliche Kündigung
Für eine ordentliche Kündigung ist kein Kündigungsgrund erforderlich, außer dass Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ist auf Ihren Betrieb anwendbar. Ab einer Mitarbeiteranzahl von mehr als 10 Arbeitnehmern gilt das KSchG und erschwert die Möglichkeiten einer Kündigung. Sie müssen einen der nachfolgenden Gründe nachweisen, sonst ist Ihre Kündigung sozial ungerechtfertigt:
- Personenbedingte Kündigung
- Verhaltensbedingte Kündigung
- Oder betriebsbedingte Kündigung
Eine personenbedingte Kündigung kommt in Betracht, wenn der Mitarbeiter häufig oder lange erkrankt ist und Fehlzeiten aufweist. Eine verhaltensbedingte Kündigung kommt bei häufigen Verspätungen oder unentschuldigtem Fehlen in Betracht. Eine betriebsbedingte Kündigung kommt in Betracht, wenn ein Betrieb wegen Insolvenz geschlossen werden muss. Das KSchG ist nur auf Mitarbeiter anwendbar, die seit mehr als sechs Monaten in dem Betrieb beschäftigt sind.
Betriebe von weniger als 10 Mitarbeitern sind sog. Kleinbetriebe und das KSchG findet keine Anwendung. Um hier einem Mitarbeiter wirksam und fristgemäß zu kündigen, müssen Sie zwar keinen Kündigungsgrund nachweisen; missbräuchliche oder treuwidrige Kündigungen sind aber verboten. Ein Mindestmaß an sozialer Rücksichtnahme muss stets eingehalten werden und bedarf der Einzelfallprüfung. Eine Kündigung, beispielsweise aus Rache, gilt als sittenwidrig.
Mitarbeiter, die bestimmten Gruppen zuzuordnen sind (u.a. Schwerbehinderte und Schwangere), genießen Sonderkündigungsschutz und ihnen kann nur in gesetzlichen Ausnahmefällen gekündigt werden, die ebenfalls individuell beurteilt werden müssen. Dieser Sonderkündigungsschutz besteht zusätzlich neben dem allgemeinen Kündigungsschutz.
Frist
Haben Sie sich zur Entlassung entschlossen, können Sie den Mitarbeiter trotzdem nicht am selben Tag vor die Tür setzen. Wenn im Arbeitsvertrag keine Frist vereinbart wurde, müssen die gesetzlichen Fristen nach § 622 BGB eingehalten werden. Dies gilt sowohl für den Kleinbetrieb, als auch bei einem Betrieb von mehr als 10 Mitarbeitern. Sonst kann die Entlassung vor Gericht als unwirksam erklärt werden. Die Kündigungsfrist, die Sie als Arbeitgeber einhalten müssen, hängt von der Beschäftigungsdauer Ihrer Mitarbeiter ab. Etwas Anderes gilt während der Probezeit: hier können Sie einem Mitarbeiter mit einer Frist von zwei Wochen kündigen.
Nur ausnahmsweise ist eine fristlose – auch genannt außerordentliche – Kündigung zulässig. Dafür müssen Sie einen wichtigen Grund nachweisen, der die sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtfertigt und Ihnen nicht zuzumuten ist, die gesetzliche Kündigungsfrist abzuwarten. Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen, nachdem Sie von dem Pflichtverstoß erfahren haben, ausgesprochen werden. Im Regelfall muss einer außerordentlichen Kündigung eine Abmahnung vorausgehen. Ob ein Fehlverhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertigt muss individuell bewertet werden, weil immer eine Interessenabwägung vorgenommen wird. Der Klassiker unter den wichtigen Kündigungsgründen ist der Diebstahl von Betriebsinventar.
Schriftform
Eine Kündigung bedarf für ihre Wirksamkeit der Schriftform, das heißt sie hat auf Papier zu erfolgen, § 623 BGB. Eine Entlassung per Fax oder E-Mail oder ein mündliches: „Sie sind gefeuert!“ genügen nicht. Auch die Entlassung über Whatsapp oder einen anderen Messengerdienst ist nicht ausreichend. Verwenden Sie auf dem Kündigungsschreiben Ihren geschäftlichen Briefkopf, um den förmlichen Charakter zu verdeutlichen.
Berechtigung
Sie dürfen das Kündigungsschreiben nur unterzeichnen, wenn Sie zur Kündigung berechtigt sind. Andernfalls darf der Mitarbeiter die Kündigung zurückweisen, § 174 BGB. Wer zur Kündigung berechtigt ist ergibt sich aus dem Handelsregister; dies ist in der Regel der Geschäftsführer sowie sein Prokurist oder eine vom Geschäftsführer bevollmächtigte Person.
Unterschrift
Die Kündigung muss Sie als ihren Aussteller erkennen lassen. Daher muss ein Kündigungsschreiben immer eigenhändig und mit vollem Namen unterschrieben werden. Das Setzen von Kürzeln ist ungenügend, so das Landesarbeitsgericht (LAG) Hessen (Az. 13 Sa 1593/10).
Beteiligung von Arbeitnehmergremien
Vor dem Ausspruch der Kündigung ist zu prüfen, ob Arbeitnehmergremien beteiligt werden müssen. Dazu gehören z.B. ein Personalrat oder eine Schwerbehindertenvertretung. Hat ihr Unternehmen einen Betriebsrat ist dieser stets anzuhören.
Nachweis
Die häufig einfachste Form sich gegen eine Kündigung zu wehren ist zu argumentieren, man habe sie nie erhalten. Die einfache Postsendung erbringt keinen Zustellnachweis. Ebenso verfährt es mit dem Einwurf-Einschreiben: das LAG Köln urteilte, dass einem Einlieferungs- und Zustellungsbeleg nur eine Indizwirkung zukommt (Az.: 10 Sa 84/09). Der Arbeitgeber kann auch hier behaupten, er habe das Kündigungsschreiben nicht erhalten. Selbst das Einschreiben mit Rückschein bringt keine hundertprozentige Sicherheit, weil der Empfänger nicht verpflichtet ist, dem Postboten die Haustür zu öffnen. Die Zustellung kann folglich nicht erfolgen. Der Empfänger ist auch nicht verpflichtet das Einschreiben bei der Post abzuholen. Empfehlenswert ist eine persönliche Übergabe an den Arbeitgeber bei gleichzeitiger Empfangsbestätigung. Für eine Empfangsbestätigung reicht es aus, dass der Mitarbeiter auf einer Kopie des Kündigungsschreibens unterschreibt. Zusätzlich sollte die Übergabe des Kündigungsschreibens vor einem – von Ihnen mitgebrachten – Zeugen erfolgen, den Sie im Streitfall vor Gericht benennen können.
Fazit
Die Trennung von einem Mitarbeiter sollte aus mehreren Gründen nie leichtfertig ausgesprochen werden. Persönliche Differenzen lassen sich im besten Fall durch einen Mediator überbrücken. Haben Sie sich zu dem finalen Schritt der Entlassung entschlossen, prüfen wir gerne für Sie, ob und wie Sie in Ihrem konkreten Fall eine wirksame Kündigung aussprechen können.
