In der zahnärztlichen Bestellpraxis sind exakte Terminabsprachen das Rückgrat eines effizienten Praxisalltags. Immer wieder sehen sich Zahnärztinnen und Zahnärzte mit der Situation konfrontiert, dass Patientinnen und Patienten Termine nicht rechtzeitig absagen oder unangekündigt fernbleiben. Das führt nicht nur zu Leerlauf in der Praxis, sondern auch zu möglichen finanziellen Einbußen. Obwohl die Problematik seit Jahren kontrovers diskutiert wird, bleibt das Thema hochaktuell – schließlich müssen Gerichte immer wieder neu klären, unter welchen Voraussetzungen Ausfallhonorare bei Terminversäumnissen rechtssicher verlangt werden können.
Klare Leitlinien: Voraussetzungen für das Ausfallhonorar
Mit seinem grundlegenden Urteil aus dem Jahr 2022 (Az. III ZR 78/21) hat der Bundesgerichtshof deutlich gemacht, dass Zahnarztpraxen unter bestimmten Bedingungen Ausfallhonorare durchsetzen dürfen. Zentrale Voraussetzung ist, dass es sich um eine reine Bestellpraxis handelt, in der ein konkreter Termin ausschließlich für eine Patientin oder einen Patienten reserviert ist. Nur wenn von Anfang an eindeutig kommuniziert wird, dass ein Nichterscheinen zu einem Verdienstausfall führt und vorab – etwa in Form von Allgemeinen Geschäftsbedingungen, einem gut sichtbaren Hinweis oder auf dem Terminzettel – über mögliche Kosten informiert wird, ist das Ausfallhonorar rechtlich durchsetzbar. Ein weiterer, oft übersehener Punkt: Das jederzeitige Kündigungsrecht des Patienten (§ 627 BGB) darf nicht unangemessen eingeschränkt werden. Zwar können Patienten ihren Behandlungsvertrag jederzeit kündigen, doch der Zeitpunkt ist entscheidend – wer erst „in letzter Minute“ absagt, riskiert die Kostenpflicht.
Praxisnahe Umsetzung: Was bei Ausfallhonoraren zu beachten ist
Für eine erfolgreiche und gerichtsfeste Durchsetzung von Ausfallhonoraren kommt es auf Details an. Je nach Behandlungsaufwand sollte die Absagefrist praxisnah gestaltet werden: Je komplexer und zeitaufwendiger der geplante Termin, desto länger die notwendige Vorlaufzeit, um den Termin noch anderweitig vergeben zu können. Die Höhe der Ausfallpauschale muss angemessen bleiben und darf insbesondere nicht höher ausfallen als das Honorar, das bei Durchführung der Behandlung erzielt worden wäre. Zudem ist es zwingend notwendig, anderweitige Einnahmen anzurechnen, falls der Termin noch kurzfristig anderweitig vergeben werden konnte.
Rechtssichere Gestaltung: Klare Kommunikation und dokumentierte Vereinbarungen
Entscheidend für die rechtliche Absicherung ist eine frühzeitige, klare Information, die idealerweise bereits bei der Terminvereinbarung erfolgt – mündlich oder digital. Praxisinhaber sollten darauf hinweisen, dass Termine ausschließlich auf Bestellbasis vergeben werden und bei unentschuldigtem Fernbleiben unter Umständen ein Ausfallhonorar anfällt. Je nach Art und Umfang der geplanten Behandlung empfiehlt es sich, flexible Absagefristen zu wählen, sodass Patienten bei einfacheren Behandlungen auch kurzfristig stornieren können, ohne hohe Kosten zu riskieren. Bei umfangreicheren Behandlungen sind längere Fristen vertretbar und nachvollziehbar. Unerlässlich ist auch eine kurze schriftliche Bestätigung, etwa per E-Mail oder Formular. Eine transparente Darstellung der Bedingungen schafft Nachvollziehbarkeit und dient im Streitfall als wichtiger Nachweis, dass der Patient ausreichend informiert war.
Patientenkommunikation: Rechtssicherheit und Vertrauensverhältnis im Gleichgewicht
Rechtlich zulässige Ausfallhonorare sollten nicht dazu führen, dass das Vertrauensverhältnis zwischen Praxis und Patient leidet. Eine sachliche, freundliche Kommunikation erhöht das Verständnis für die betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten einer Bestellpraxis und trägt dazu bei, dass Patienten die Maßnahme als fair und nachvollziehbar empfinden. Individuelle Lösungen im Einzelfall und Fingerspitzengefühl im Umgang mit wiederkehrenden Versäumnissen helfen, Konflikte zu vermeiden und die Patientenzufriedenheit zu sichern.
Fazit: Klare Regeln schaffen Sicherheit für beide Seiten
Ausfallhonorare sind längst keine rechtliche Grauzone mehr. Wer als Praxisinhaber auf transparente Kommunikationswege setzt, Absagefristen realistisch gestaltet und seine Vereinbarungen gut dokumentiert, bewegt sich rechtlich auf sicherem Terrain. So lassen sich Leerlauf und finanzielle Verluste effektiv minimieren, ohne das Vertrauensverhältnis zur Patientenschaft aufs Spiel zu setzen. Wir beraten Sie gerne zur rechtssicheren Gestaltung. Gemeinsam finden wir rechtssichere und nachhaltige Lösungen.
