Digitale Kommunikation in Zahnarztpraxen (aber bitte rechtskonform)

Corona hat die Notwendigkeit einer effizienten und schnellen Kommunikationsmöglichkeit zu allen Mitarbeitern beschleunigt. Wer vor der Krise noch kein digitales Kommunikationssystem am Laufen hatte, kommt jetzt nicht mehr drum herum. Aber welches System kann den hohen Ansprüchen der Rechtssicherheit und des Datenschutzes, die besonders in der Medizinbranche allgegenwärtig sind, standhalten? Wir unterhalten uns heute mit Christian Erbacher, Fachanwalt für Medizinrecht und Partner bei Lyck+Pätzold. healthcare.recht, sowie mit Dr. Johannes Gebauer, einer der Gründer von medikit und Geschäftsführer der renommierten Zahnklinik Mühldorf am Inn. Er durchlebte die Corona Zeit nicht nur auf der Seite des Tool-Anbieters, sondern erklärt auch, warum er medikit in seiner eigenen Klinik einsetzt.

Herr Dr. Gebauer, Sie sind Mitgründer von medikit. Wie erkannten Sie den Bedarf für so ein System?

Gebauer: In unserer TÜV-zertifizierten Zahnklinik in Mühldorf am Inn haben wir über 60 Mitarbeiter. Wir haben schon immer eine sehr gute Struktur und solide Prozesse. Aber wir haben immer sehr viel Zeit und Energie dafür aufgewendet, diese auf einem hohen Niveau umzusetzen. Es war schwierig so viele Mitarbeiter, die nicht immer alle gleichzeitig anwesend sind, über neue Vorgaben und Änderungen am Laufenden zu halten und dabei die Übersicht nicht zu verlieren. Wir dachten, das könnte mit modernen Kommunikationsmitteln heute besser gehen. Aus diesem Bedarf heraus ist medikit entstanden.

Herr Erbacher, Sie verfügen über eine langjährige Expertise in der Beratung von Unternehmen im Medizin-Bereich. Deckt sich das mit Ihren Erfahrungen? 

Erbacher: Auch unsere Kanzlei ist seit vielen Jahren volldigitalisiert. Unsere Mitarbeiter haben alle die Möglichkeit remote zu arbeiten. Laut einer repräsentativen Umfrage der gewerkschaftsnahen Böckler-Stiftung haben zu Beginn des »Shutdown Light« im November nur 14 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland überwiegend oder ausschließlich zu Hause gearbeitet. Im April 2020, also kurz nach Beginn der Corona-Pandemie, waren es noch 27 Prozent. Bei uns in der Kanzlei war das selbstverständlich, weil wir aufgrund unserer Affinität zur Digitalisierung bereits 2015 begonnen haben, die Arbeitsbedingungen umzustellen. Da wir die Vorzüge kennen, sind wir immer daran interessiert, für unsere Mandanten Möglichkeiten aufzufinden, welche die Kommunikation mit Mitarbeitern, Dienstleistern und Patienten eklatant verändern und verbessern kann. So haben wir medikit kennengelernt.

Was ist medikit genau?

Gebauer: medikit ist eine Cloud-basierte Kommunikationssoftware für Praxen und Kliniken. Durch medikit kommuniziere ich mit meinem Team über unsere eigene Plattform und wir können gemeinsam die Abläufe im Klinik- bzw. Praxisalltag steuern. Das ganze Wissen des Teams ist auch dort gespeichert und jeder Mitarbeiter kann es auf Knopfdruck – bei Bedarf am Smartphone – abrufen.

Warum ist ein Tool wie medikit gerade in der aktuellen Corona Krise so wichtig?

Gebauer: Von einem Tag auf den anderen wurde unsere Kommunikationsstruktur einem Stresstest unterzogen: Kollegen mussten für die Betreuung der Kinder zu Hause bleiben, Quarantänen und Kurzarbeit machten die Organisation des reduzierten Notbetriebs sehr schwierig. Dennoch gab es ständig Neuigkeiten, die man im Team kommunizieren und besprechen musste. Und zwar ohne Zeitverlust. So viele Informationen und neue Hygieneregeln prasselten auf uns ein. Durch medikit konnten sich alle bequem von zuhause aus in die medikit App einloggen und am Informationsaustausch teilnehmen. Dank der Lesebestätigung sah ich sofort, ob die wichtigen Infos bei allen Betroffenen angekommen sind oder ob man Einzelne nochmal direkt ansprechen sollte. Neue Routinen konnten umgehend und stabil verankert werden. Damit hat man eine irre Informationsqualität und spart sich gleichzeitig enorm viel Zeit.

Interne Kommunikation über Tools wie WhatsApp & Co… Was sind bei diesen Tools die rechtlichen Herausforderungen?

Erbacher: Wir kennen das aus der Praxis, Ärzte und Zahnärzte nutzen privat wie beruflich Whatsapp und empfinden das als nützliches Tool, doch weisen wir, als Anwälte, auf die rechtlichen Risiken einer geschäftlichen Nutzung von WhatsApp und Co. hin. Gerade mit Einführung der DSGVO und der Aufhebung des Fernbehandlungsverbots sind die Risiken aktueller denn je.

Natürlich ist die schnelle und unkomplizierte Abstimmung mit den Kollegen, deren Telefonnummern sich vielleicht ohnehin schon auf dem privaten Telefon oder jedenfalls im Adressbuch des geschäftlichen Telefons befinden, reizvoll. Rasch kann eine kurze Info über den Patienten XY weitergeleitet, eine Terminänderung mitgeteilt werden. Zufriedenheit auf allen Seiten und eigentlich ist alles wunderbar.

Und auch besteht natürlich die Möglichkeit, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um den zivil- und strafrechtlichen Bedenken zu begegnen. Diese müssten allerdings neben einer geeigneten Hardwarelösung, beispielsweise einem dienstlichen Mobiltelefon ohne Adressbuch, mindestens auch vorab einzuholende Einwilligungserklärungen aller Beteiligten – Patienten wie Arbeitnehmer – umfassen. Spätestens hier stellt sich die Frage nach der Praktikabilität des eigentlich zur Vereinfachung der Kommunikation genutzten Dienstes.

Wie verhält sich medikit im Vergleich dazu?

Gebauer: Ein für uns ganz entscheidender Punkt sind Datensicherheit und Rechtskonformität. Dieser Betrachtung setzen sich private Tools nicht aus. Sämtliche Daten werden innerhalb der EU – konkret in Deutschland und Österreich – gespeichert. Ein Auftrag zur Datenverwaltung wird mit allen neuen Kunden abgeschlossen. 
Weiters hat jeder Mitarbeiter ein eigenes Passwort und PIN Sperre. Falls vom Kunden gewünscht, ist auch eine IP Sperre möglich: Das heißt, Nutzer können nur vom PC in der Praxis auf medikit zugreifen (und nicht über App am Handy oder am PC zuhause, was sonst auch möglich ist).
Patientendaten werden in medikit nicht verarbeitet. Es gibt auch keine Schnittstelle zu Patientensoftware. medikit ist für die Unterstützung der zahlreichen Prozesse um die Behandlung herum designed.

Ist das nicht unsicher, weil medikit Cloud-basiert ist?

Gebauer: Ein zu 100% sicheres Netzwerk, welches mit dem Internet verbunden ist, gibt es nicht. Unserer umfassenden Sicherheitsmaßnahmen sowie die Standards unserer zertifizierten Technologie-Partner setzen das heute technisch Mögliche an Sicherheit um – und das 24/7. Damit ist medikit auf jeden Fall robuster als mein In-House-Netzwerk.

Vielen Dank für das Gespräch.

medikit – Die digitale Plattform für medizinische Organisationen:

medikit wurde zusammen mit Ärzten als moderne Plattform für Kommunikation und Digitalisierung in medizinischen Organisationen entwickelt und dabei als leistungsstarkes und einfach zu bedienendes System konzipiert, das seinen Usern Spaß macht. Die Plattform wird mittlerweile von über 200 Teams eingesetzt und täglich von 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Praxen, Kliniken und Rehazentren genutzt. Die Teams profitieren von einer transparenten sowie ortsunabhängigen Kommunikation und einem zentralen Wissensmanagement. Tägliche Aufgaben und Prozesse können somit strukturiert und effizient abgewickelt werden. So bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: die Patienten!

Vita Dr. Johannes Gebauer:

2021 – Geschäftsführer der Zahnklinik Mühldorf am Inn GmbH

Seit 2017 Co-Founder & Head of Sales medikit

Seit 2016 verantwortlich für das ISO-zertifizierte Qualitätsmanagementsystem, Organisation und Marketing der Zahnklinik Mühldorf am Inn GmbH

2015 Qualifizierung zum internen QM-Auditor für medizinische Betriebe nach ISO 9001:2015 (TÜV Süd)

2006 – 2015 Senior Innovation Consultant bei der Innovationsagentur HYVE AG

2012 Promotion in Betriebswirtschaft zum Thema Innovation und Kommunikation in Online Communities 

2002 – 2007 Studium der Internationalen Wirtschaftswissenschaften an der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck und der University of New Orleans