Termine online zu vereinbaren ist für den Patienten unkompliziert und zeitsparend. Meist sind hierfür nur wenige Klicks auf dem Smartphone erforderlich.
Insofern sollte jeder (Zahn-)Arzt früher oder später über die Möglichkeit und die rechtssichere Umsetzung eines Online-Buchungssystems nachdenken. Tatsache ist, dass Online-Suchmaschinen neben der Empfehlung von Freunden und Familie die wichtigste Entscheidungsquelle für Patienten bei der (Zahn-)Arztsuche darstellen. Dies belegt die Wichtigkeit im Zeitalter der Digitalisierung Schritt zu halten.
Wie gestalte ich mein Online-Buchungssystem nun rechtssicher? Der geneigte Leser ahnt es – es dreht sich wieder (vor allem) um Frage des Datenschutzes.
Einwilligung des jeweiligen Patienten einholen
Wichtig ist, dass der Patient in die Weitergabe seiner personenbezogenen Daten einwilligen muss. Sofern sich der (Zahn-)Arzt also eines (Dritt-)Anbieters von Online-Buchungssystemen bedient und hierfür die personenbezogenen Daten des Patienten – wie beispielsweise Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer etc. – an den Anbieter weitergibt, muss hierfür die Einwilligung des Patienten vorliegen.
Andernfalls müsste mit den Patienten ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Da dies aus Praktikabilitätsgründen abzulehnen ist, soll dies hier nicht weiter vertieft werden.
Einwilligung des Patienten an Online-Buchungssystem anpassen
Wichtig ist weiter, die Einwilligung je nach Ausgestaltung des Online-Buchungssystems anzupassen. Denn der Umfang der personenbezogenen Daten, die weitergegeben werden, variiert mitunter bei den einzelnen Anbietern. So verlangen z.B. einige die Angabe eines (kurzen) Behandlungsverlaufs.
Anonymisierter Online-Terminkalender
Schließlich soll erwähnt werden, dass im Online-Kalender selbstverständlich keine personenbezogenen Daten von anderen Patienten sichtbar sein dürfen. Aus der Erfahrung heraus kann hier gesagt werden, dass dies primär „praxisinterne“ Lösungen betrifft; solche, die also eigenständig programmiert worden sind. Der Patient, der die Terminbuchung online vornimmt, darf also keinen Einblick in die Termine von anderen Patienten haben. Auch wenn dies selbstverständlich erscheint, soll darauf hingewiesen werden.
Praxistipp
Es bietet sich an, die vorhandene Datenschutzerklärung um diese Weitergabe der personenbezogenen Daten sowie die Mitteilung über die Nutzung des Drittanbieters zu ergänzen. Bitte in diesem Zusammenhang auch daran denken, die Datenschutzerklärung auf der Praxiswebseite anzupassen.
Bei dem Erstkontakt in der Praxis sollte dem Patienten zusätzlich ein um diesen Passus ergänztes Informationsblatt zur Unterschrift ausgehändigt werden. Auch hier sind die vorhandenen Einwilligungsformulare zu ergänzen.
