Die Einführung der E-Rechnung bringt ab dem Jahr 2025 große Veränderungen für alle Praxisinhaber, ob Ärzte oder Zahnärzte. Ab diesem Zeitpunkt wird es im B2B-Bereich zur Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft alle Freiberufler, die im Gesundheitswesen tätig sind, da Lieferanten zunehmend auf die neuen Formate umstellen und die elektronischen Rechnungen versenden. Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, gleichzeitig gibt es jedoch wichtige gesetzliche Vorgaben, die Praxisinhaber beachten müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Sie unterscheidet sich deutlich von traditionellen Formaten wie PDF-Dateien oder Papierrechnungen, die den neuen Anforderungen nicht mehr genügen. Elektronische Rechnungen ermöglichen eine vollautomatisierte Verarbeitung, von der Erstellung bis zur Archivierung. Gängige Formate, die ab 2025 in Deutschland verwendet werden, sind XRechnung und ZUGFeRD 2.x.
Warum wird sie eingeführt?
Die E-Rechnung wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt und tritt ab 2025 in Kraft. Sie dient dazu, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. Unternehmen profitieren von der Einführung, da durch die maschinelle Verarbeitung Zeit und Kosten gespart werden können. Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.
Was müssen Praxisinhaber vorbereiten?
– E-Mail-Adresse einrichten: Jede Praxis muss bis 2025 eine E-Mail-Adresse für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitstellen. Die Lieferanten sind über diese Adresse zu informieren.
– Software anpassen: Praxisinhaber sollten sicherstellen, dass ihre Praxissoftware in der Lage ist, die neuen Rechnungsformate zu verarbeiten. Dies erfordert möglicherweise ein Update oder den Austausch bestehender Systeme.
– Archivierung sicherstellen: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichten zur sicheren Archivierung der E-Rechnungen.
– Steuerberater konsultieren: Um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, sollten Praxisinhaber eng mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser kann auch bei der Auswahl der passenden Software unterstützen.
Versand und Empfang
– Empfang von E-Rechnungen: Praxisinhaber müssen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Eine Ablehnung solcher Rechnungen ist nicht zulässig. Die Übertragung kann per E-Mail oder über eine Webschnittstelle erfolgen. Rechnungen über externe Speichermedien wie USB-Sticks erfüllen nicht die Anforderungen.
– Versand von E-Rechnungen: Der Versand von E-Rechnungen betrifft Zahnarztpraxen im B2B-Bereich. Ab 2027 sind Praxen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, für kleinere Unternehmen gilt diese Pflicht erst ab 2028. Im Umgang mit Patienten bleibt alles wie gewohnt – sie erhalten weiterhin herkömmliche Rechnungen.
Wichtige Fristen zur Einführung
– Ab 2025: E-Rechnungspflicht für den Empfang beginnt.
– Ab 2027: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
– Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
Vorteile
| Vorteil | Beschreibung |
| Zeitersparnis | Automatisierte Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt Arbeitsabläufe. |
| Kosteneffizienz | Die papierlose Abwicklung spart Druck- und Versandkosten sowie den Verwaltungsaufwand. |
| Nachhaltigkeit | Reduktion des Papierverbrauchs und des ökologischen Fußabdrucks durch die Digitalisierung. |
| Rechtliche Sicherheit | Die E-Rechnung erfüllt die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen, was zu einer besseren Transparenz im Zahlungsverkehr führt. |
| Optimierung der Arbeitsabläufe | Durchgängige elektronische Prozesse von der Erstellung bis zur Archivierung sorgen für einen reibungslosen Rechnungsablauf. |
| Verbesserte Archivierung | Elektronische Rechnungen lassen sich leichter und sicherer archivieren, was den GoBD-Vorgaben entspricht. |
| Zukunftssicherheit | Frühzeitige Umstellung auf die E-Rechnung schafft einen Wettbewerbsvorteil und reduziert den Anpassungsdruck, sobald die Pflichten voll greifen. |
Fazit: Jetzt vorbereiten
Die Einführung der E-Rechnung wird für alle Arzt- und Zahnarztpraxen ab 2025 verpflichtend. Praxisinhaber sollten bereits jetzt die notwendigen Vorbereitungen treffen, um sicherzustellen, dass ihre Software und Prozesse kompatibel mit den neuen Anforderungen sind. Dies bietet nicht nur die Möglichkeit, die Praxis zukunftssicher zu machen, sondern auch erhebliche Effizienzgewinne zu realisieren. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis bestens auf die E-Rechnung vorbereitet ist.
Wir helfen Ihnen, die Umstellung effizient und rechtssicher umzusetzen.
Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Dienstleistungen zur Einführung der E-Rechnung zu erfahren und gemeinsam die Digitalisierung in Ihrer Praxis voranzutreiben.
