Die E-Rechnung wird in den kommenden Jahren zu einem zentralen Thema für alle Unternehmen in Deutschland, einschließlich Praxen im Gesundheitswesen. Ab dem 1. Januar 2025 wird sie für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend, mit Übergangsregelungen bis 2028. Diese Neuerung dient nicht nur der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug, sondern auch der weiteren Digitalisierung. In diesem Blog erfahren Ärzte und Zahnärzte, welche Veränderungen auf sie zukommen und wie sie sich auf die Umstellung vorbereiten können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das maschinell lesbar und automatisiert verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich von einfachen PDFs dadurch, dass sie in einem strukturierten Datenformat vorliegt, das eine nahtlose Integration in Buchhaltungs- und Praxisverwaltungssysteme ermöglicht. Die in Deutschland gängigen Formate sind das ZUGFeRD 2.0 und die XRechnung.
– PDF: Ein weit verbreitetes Format, das jedoch nur bedingt maschinell lesbar ist und daher nicht vollständig für die automatisierte Verarbeitung geeignet ist.
– ZUGFeRD 2.0: Ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung als auch strukturierte Daten für die automatisierte Verarbeitung enthält.
– XRechnung: Ein vollständig maschinenlesbares Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.
Einführung und Übergangsfristen
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in drei Phasen:
- Ab dem 01.01.2025: Papierrechnungen dürfen zwar weiterhin versendet werden, allerdings müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. PDFs sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab dem 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Geschäft versenden.
- Ab dem 01.01.2028: Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen verpflichtend E-Rechnungen für den B2B-Bereich verwenden.
Vorteile der E-Rechnung für Arzt- und Zahnarztpraxen
Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet erhebliche Vorteile, die gerade in Arzt- und Zahnarztpraxen relevant sind:
- Zeitersparnis und Effizienz: Da die Rechnungsdaten maschinell verarbeitet werden, entfällt die manuelle Eingabe, was Fehler reduziert und den Workflow beschleunigt.
- Kostensenkung: Durch den Verzicht auf Papier, Druck und Versand werden die Betriebskosten reduziert, und der Verwaltungsaufwand sinkt.
- Nachhaltigkeit: Die papierlose Abwicklung trägt zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei und fördert nachhaltige Praxisabläufe.
So bereiten sich Ärzte und Zahnärzte optimal vor
- Ausgangsrechnungen: Auch wenn die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich erst 2027 beginnt, sollten Sie frühzeitig sicherstellen, dass Ihre Praxissoftware kompatibel ist. Kontaktieren Sie hierzu Ihren Softwareanbieter.
- Eingangsrechnungen: Ab 2025 könnten Sie E-Rechnungen erhalten, die möglicherweise kein lesbares Zusatzdokument enthalten. Bereiten Sie sich darauf vor, diese korrekt zu verarbeiten.
Tipp: Konsultieren Sie Ihren Steuerberater. Digitale Kanzleien bieten Plattformen wie „Datev Unternehmen Online“ an, die Ihnen helfen, E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten und die Lesbarkeit sicherzustellen. So wird Ihnen ein Großteil des Umstellungsaufwands abgenommen.
- Schulung des Teams: Die Einführung der E-Rechnung wird die internen Abläufe verändern, insbesondere bei der Rechnungsprüfung. Schulen Sie Ihr Team rechtzeitig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
- Archivierung und Compliance: Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen gemäß den GoBD-Vorgaben. Auch diese Aufgabe kann durch moderne Buchhaltungssoftware erleichtert werden.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung wird kurzfristig mehr administrativen Aufwand erfordern. Doch mit der richtigen Vorbereitung kann dies eine Chance sein, die Praxisabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Für Arzt- und Zahnarztpraxen, die bisher wenig in Digitalisierung investiert haben, ist dies der ideale Zeitpunkt, sich auf den Wandel vorzubereiten. Mit der passenden Strategie und den richtigen Tools können Sie sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllen als auch den Praxisbetrieb zukunftssicher gestalten.
