Alle Arbeitgeber aufgepasst! Zum 01.08.2022 tritt aufgrund europarechtlicher Vorgaben das neue Nachweisgesetz (NachwG) in Kraft. Das NachwG ist jene Regelung, die den Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, dem Mitarbeiter einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen mit Arbeitsvertrag auszuhändigen. Da es in der Vergangenheit keinerlei Konsequenz für den Arbeitgeber hatte, außer im Streitfall, ob es schriftliche Verträge in der Praxis oder im Unternehmen gab, arbeiten noch immer viele Mitarbeiter ohne Verträge. Mit den neuen Regelungen ändert sich das zum 01.08.2022.
Zum Hintergrund
Gemäß dem NachwG mussten bzw. müssen alle, von der Führung bis hin zum Minijobber, Arbeitsverträge schriftlich fixiert werden. Es gilt hier die formaljuristische Betrachtungsweise der Schriftform, sodass Unterschriften im Original erforderlich sind. Weiterhin mussten Arbeitnehmer über Vertragsbedingungen, wie z.B. Arbeitsbeginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen informiert werden.
Allerdings wurden Verstöße gegen das Nachweisgesetz bislang nicht sanktioniert. Dies wird sich ab dem 01.08.2022 ändern. Verstöße gegen das Nachweisgesetz sind nun eine Ordnungswidrigkeit.
Was gilt nach dem Nachweisgesetz ab dem 01.08.2022?
Ab dem 01.08.2022 müssen Arbeitgeber folgende Nachweispflichten erfüllen; sprich schriftlich festhalten, oder es kann teuer werden:
- Bei Befristungen: Es muss die vorhersehbare Dauer oder (neu!) die genaue Angabe des Enddatums angeben werden.
- Bei Homeoffice-Regelungen: Es muss der konkrete Hinweis erfolgen, dass der Arbeitsort frei gewählt werden kann.
- Probezeit: Es muss, sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit angegeben werden.
- Vergütung / Sonderzahlungen / Überstunden
Es müssen die genaue Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgelts getrennt angegeben werden. Weiterhin muss die jeweilige Fälligkeit und Art der Auszahlung festgehalten werden.
- Arbeitszeit:
Es müssen die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen festgehalten werden.
- Bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG: Es müssen die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu leisten hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der durch Referenztage und Referenzstunden festgelegt Zeitrahmen, die Mitteilungsfrist des Arbeitgebers sowie die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen schriftlich festgehalten werden.
- Fortbildungen: Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen müssen ebenfalls fixiert werden.
- Betriebliche Altersvorsorge: Hier müssen der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers schriftlich vereinbart werden.
- Kündigungen: Außerdem müssen das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG schriftlich festgehalten werden.
Welche Fristen gelten nach dem Nachweisgesetz für den Arbeitgeber?
Das NachwG sieht ein abgestuftes Verhältnis vor. So muss spätestens am 1. Arbeitstag Name und Anschrift der Vertragsparteien, die vereinbarte Arbeitszeit sowie die Dauer des Jahresurlaubs mitgeteilt werden.
Eine Niederschrift mit Angaben zur Probezeit, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Überstunden oder Angaben zu Arbeit auf Abruf müssen spätestens 7. Tage nach Arbeitsbeginn vorliegen.
Alle übrigen Angaben des § 2 NachwG müssen spätestens 1 Monat nach Arbeitsbeginn niedergeschrieben sein.
Und was gilt bei Altverträgen?
Wenn der Arbeitgeber seitens eines Bestandsmitarbeiters zur schriftlichen Niederlegung der Vertragsbedingungen aufgefordert wird, muss der Arbeitgeber dieser Aufforderung spätestens am 7. Tag nach der Aufforderung nachkommen.
Schriftformerfordernis
Deutschland hinkt der Digitalisierung hinterher: Anders als die europäische Richtlinie verlangt der deutsche Gesetzgeber die strenge Schriftform im Sinne des § 126 BGB. Das bedeutet, dass digitale Arbeitsverträge nicht möglich sind. Es sind zwingend die Unterschriften im Original erforderlich.
Bußgeld bei Verstößen
Neu ist, dass gegen Arbeitgeber, die den Nachweis der Arbeitsbedingungen, also den Arbeitsvertrag, gegenüber Arbeitnehmern nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigen, zukünftig ein Bußgeld von bis zu € 2.000,00 verhängt werden kann (§ 4 NachwG n.F.).
Checkliste
Checkliste – Mindestangaben nach § 2 NachwG seit 1.8.2022
§ Name und die Anschrift der Vertragsparteien
§ Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
§ Bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Beendigungszeitpunkt
§ Dauer einer vereinbarten Probezeit
§ Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
§ Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
§ Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
§ Vereinbarte Arbeitszeit einschließlich etwaiger Schichtsysteme, der Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden und ggf. Informationen zur Abrufarbeit
§ Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
§ Ein etwaiger Anspruch auf Pflichtfortbildungen
§ Informationen zum Versorgungsträger für die betriebliche Altersversorgung, sofern diese angeboten wird
§ Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Erhebung der Kündigungsschutzklage
§ Hinweis auf die für Kündigungen vorgeschrieben Schriftform
§ Ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und sonstige Regelungen
Praxistipp zum Nachweisgesetz
Die gesetzlichen Neuerungen bedeuten eine Verpflichtung mehr für Arbeitgeber. Spätestens die Bußgeldvorschriften sollten für jeden Arbeitgeber Anlass genug sein, zu handeln.
Für Arbeitsverträge, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden, müssen die gesetzlichen Neuerungen zwingend beachtet werden. Das heißt, dass jedwede Verwendung von Musterverträgen höchst risikoreich ist.
Für Arbeitsverträge, die vor dem 01.08.2022 geschlossen wurden, gilt, dass diese überprüft und (spätestens nach Aufforderung des Arbeitnehmers) gegebenenfalls angepasst werden müssen. Alternativ kann im Einzelfall auch eine schriftliche Information an die Mitarbeiter erfolgen. Sollten Sie hierzu Fragen haben, schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne!
