Ärzte sind verpflichtet, ihre Patientenunterlagen aufzubewahren. Unterschiedliche Rechtsvorschriften
regeln diesbezüglich, wie lange die einzelnen Patientendokumente aufgehoben werden müssen. Die wichtigste Frage beim Aufräumen am Jahresende ist wohl eher: Kann ich das eigentlich entsorgen? Gerade wenn es um Patientenunterlagen geht ist dabei Vorsicht geboten und so bewahren viele Praxen aus Unsicherheit Unterlagen auf, die sie gar nicht mehr aufbewahren müssen. Dabei wird der Platz meist dringend benötigt.

Die 10-Jahres-Frist sind vielen bekannt, doch sie gilt bei weitem nicht für alle Unterlagen. Teilweise müssen Unterlagen sogar 30 Jahre aufbewahrt werden, manche Unterlagen können sie aber auch nach einem, drei oder auch fünf Jahren entsorgen!

Wann beginnt eigentlich eine Aufbewahrungsfrist?

Kommt aufs Dokument an. Für Buchungsbelege beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie erstellt wurden. Im Fall von Patientenunterlagen setzt die Frist entweder am Ende des Kalenderjahres ein, in dem die Behandlung endete oder nach der letzten Untersuchung.

Kurz vor Jahreswechsel ist daher eine kurze Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen unter 10 Jahren wichtig. Vielleicht können auch Sie 2019 so etwas mehr Platz schaffen als vermutet.

Wichtige Aufbewahrungsfristen unter 10 Jahren:

Sechs Jahre:
Sonstige steuerliche Aufzeichnungen wie Praxis-Schriftwechsel, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen sowie Darlehensunterlagen.

Fünf Jahre:
Allgemeine Personalunterlagen, Gesundheitsuntersuchung (Teil B des Berichtsvordrucks nach Untersuchung); Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation); Koloskopie (Teil B des Berichtsvordrucks); Kontrollkarten Labor (interne Qualitätssicherung und Zertifikate (externe Qualitätssicherung); Berichtsvordrucke (Durchschriften) der (Jugend-)Gesundheitsuntersuchung und der Krebsfrüherkennungsuntersuchung; Strahlenschutz (Unterlagen Mitarbeiterbelehrung).

Vier Jahre:
Sicherungsdatenträger EDV-Abrechnung KV.

Drei Jahre:
Betäubungsmittel (BTM)-Rezeptdurchschriften, Karteikarten und -bücher.

Zwei Jahre:
Arbeitszeitnachweise (bei überschrittener täglicher Arbeitszeit); Dokumentation über beschäftigte werdende oder stillende Mütter; Prüfberichte Feuerlöscher; Röntgenabnahmeprotokolle; private Aufträge und Rechnungen für beispielsweise Handwerker, Architekten oder auch Reinigungsfirmen;Berechtigungsscheine für (Jugend-)Gesundheitsuntersuchung, Krebsfrüherkennungsuntersuchung und Kinderfrüherkennungsuntersuchung.

Ein Jahr:
AU-Bescheinigungen (Durchschrift gelber Dreifachsatz, Teil C); Abrechnungsscheine (bei Diskettenabrechnung); Ersatzverfahren; Abrechnungsscheine; Notfallschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte); Überweisungsschein (EDV abrechnende Ärzte, auch Ersatzverfahren, auch Muster 7 Überweisung vor Aufnahme einer Psychotherapie); Vertreterschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte).

Vier Quartale:
Krebsfrüherkennung (Vordruck Teil A).

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