Die Sommerurlaubszeit ist gerade vorbei und das letzte Quartal des Jahres beginnt. Sofern noch nicht geschehen, sollten Arbeitgeber jetzt darauf achten, ob und wenn ja, wie viele Urlaubstage ihren Arbeitnehmern in diesem Jahr noch zustehen beziehungsweise noch genommen werden müssen.

Arbeitgeberinitiative erwartet

Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts haben Arbeitgeber hier die Initiative zu ergreifen, wenn es um die vollständige Urlaubsgewährung im laufenden Kalenderjahr geht. Im Urteil des BAG heißt es: „der Arbeitsgeber hat konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun.“ (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Dabei hat der Arbeitgeber auch mitzuteilen, dass der Urlaub am Ende eines Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfällt, wenn er trotz Aufforderung nicht genommen wird. Kommt er dieser Mitteilungspflicht nach, kann er sich später auf den Verfall des etwaigen vorhandenen Urlaubs berufen. Sofern die von der Rechtssprechung geforderte Mitteilung unterbleibt, aus welchen Gründen auch immer, bleibt der Urlaub des vergangenen Jahres bestehen und kommt zum neu entstehenden Jahresurlaub im nächsten Kalenderjahr hinzu.

Mitteilungsschreiben zur Anzahl der Urlaubstage

Um die ungewollte Ansammlung von Urlaubsansprüchen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber rechtzeitig ein Mitteilungsschreiben an alle Ihre Arbeitnehmer veranlassen, in dem sie über den jeweiligen Urlaubsstatus aufklären. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Um für beide Seiten Sicherheit zu haben macht es Sinn die Mitteilung schriftlich an die Mitarbeiter zu übergeben. Wann diese Miteilung erfolgt ist dem Arbeitgeber freigestellt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Urlaubsanspruch auch realistisch noch im laufenden Jahr bzw. Bezugszeitraum möglich ist. Entsprechend sollte der Arbeitgeber, die Personalabteilung oder der für Personal verantwortliche Mitarbeiter jederzeit über den Urlaub seiner Mitarbeiter/ Kollegen einen Überblick haben. Bei Urlaubsmufffeln sollte die Mitteilung so früh wie möglich erfolgen, damit es zum Jahresende nicht zu ungepalnten Personallücken kommt.

Folgende Punkte sollten in jedem Fall transparent kommuniziert werden:

  1. Anzahl der Urlaubstage
  2. Bitte/ Aufforderung an Arbeitnehmer, den Urlaub in diesem Kalenderjahr noch zu nehmen
  3. Aufklärung über Rechtsfolgen, wenn Urlaub nicht genommen wird

Praxistipp

Ideal und förderlich für die Unternehmenskultur ist, in Sachen Urlaubsplanung über das gesamte Jahr im Gespräch zu bleiben. Überdies ist es einer sinnvollen und ausgewogenen Urlaubsplanung dienlich, bereits zu Beginn eines jeden Kalenderjahres den gesamten Jahresurlaub zu besprechen und festzulegen. Das sorgt für mehr Planungssicherheit und lässt die Abläufe im Unternehmen besser steuern. Zum letzten Quartal macht es dann dennoch Sinn den Urlaubsstatus aller Mitarbeiter zu prüfen, um rechtzeitig bei Urlaubsmuffeln reagieren zu können. Insbesondere die Konstellationen wie z.B. Kurzarbeit, Elternzeit oder Mutterschutz, die sich unterschiedlich auf den Urlaubsanspruch auswirken, sollten immer im Blick behalten werden.
Und wenn doch einmal Unsicherheit hinsichtlich der Urlaubstage herrscht: Wir helfen Ihnen gerne und beraten Sie umfassend!

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